隣は何をする人ぞ

皆さん、こんにちは!

人材育成を通して
企業や事業所のイノベーションをサポートする
教育プロデューサーの菊地修です

熱帯夜が続いています

皆さん、十分な睡眠がとれているでしょうか?

睡眠は健康の基本ですし必須です

体と心は直結していますから
睡眠不足だと
体も心も疲れてしまいます

十分な睡眠をとりたいものです

今日も猛暑日になりそうです
健康第一で過ごしましょうね

さて今日のテーマは
「隣は何をする人ぞ」です

どうぞお付き合いくださいね

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業務ルールやマニュアルでは
改善できないこともある
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仕事は
ルールとマニュアルによって進めますよね

仕事がうまく進まないときは、
ルールに則っているか
マニュアルにしたがっているかを
検証することで改善できる部分が多いものです
(ルールとマニュアルの内容がしっかりしていれば、ですけどね)

ところが、
業務ルールやマニュアルだけでは
改善しにくいこともあります

今日はそんな話をさせていただきますね

私はこれまで
民間企業や事業所のほかに
市役所など公的機関の人材育成サポートも行った経験があります

3年間にわたってサポートした
ある市役所の話です

一概にそうだとは言えませんが
この市役所職員の皆さんは
仕事への責任感が強く、
業務スキルの高い方も多かった

自分の与えられた業務に限っては、ですけどね。

業務改善や組織改善のサポートを進める中で
職場や業務上の不安点を棚卸しさせてみたのですが、
一番多かったのが
「情報共有ができていない」ということでした

同じ課内や班にいても
それぞれが個別の業務を行っているため
自分以外の業務内容や
その進捗については、
驚くほどに、ほとんど知らない。

どの業務もそうでしょうが、
繁忙期というものがありますよね。

毎年この時期は、
この業務が繁忙期となる、というように。

その負荷が個人にかかってくるから
特定の人が
毎日遅くまで残業したり
休日出勤したりということになる

で、
心と体を壊す・・・
というケースも少なくない

特にデスクワークが業務のメインとなる職員は
他との交流も会話もなく
一日中、ただ黙々と業務をこなす状態

仕事だけじゃなくて
悩みも不安も一人で抱え込んでしまいがち

「役所はずっとそうだったから」
という悪しき慣習(風土?)が
この状態を諦めさせていました

「この状態、おかしくないのかな?」
「改善できるとしたら、何ができるかな?」

私は
そんな問いかけからサポートを始めました

改善プロジェクトのメンバーは
業務ルールとマニュアルに縛られて仕事をしていますから
「しくみ」を考えるのは得意中の得意

ネット上で職員相互の業務内容と進捗状況を共有しよう・・・
みたいに。

状況と情報は共有できるようになった

でも、何も変わらない

それは、なぜ?

他の職員に
どう関わったらいいか、わからないから。

例えば
繁忙期を迎えている職員が同じチーム内にいる
自分の忙しさはそれほどでもない(余裕がある)

忙しくてたいへんな職員はSOSを出せない
余裕のある職員も手伝っていいものやら、どうしたらいいのかわからない

忙しくて困っている同僚がいたら手伝いましょう

こんなこと決めても業務ルールにもマニュアルにもならない

で、どうしたか・・・

お互いに相手の状態に関心を持つことから始めたのです

難しいことではありません

情報の交換と共有を通して
一緒に取り組めることを探したわけです

そのしくみを作っただけ

それまでは殆どなかったコミュニケーションも
チーム内のあちらこちらで見かけられるようになり、
自分一人で抱え込むということも少なくなった

その効果を計るために
残業時間数を追いかけることにした

どんどん削減されてきた

心や体の不調を訴える職員の数も減ってきた

職場内のコミュニケーションは
ルールやマニュアルでは促進できませんよね

「一緒に取り組めること」をしくみ化していくことです

いろんな良い効果が出てきます

効果を実感できるから
今までの常識を超えて次々に改善の取り組みが広がる

こうして、良い職場ができるわけです

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業務改善は職場改善から
ご相談ください
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http://k-sogo.jp/blog/archives/1364

最後までお付き合いいただき
ありがとうございました

今日も良い日になりますように

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